Representantes de cerca de 50 países conheceram, no dia 29 de junho, como funcionará o novo protocolo de legalização de documentos brasileiros a serem utilizados no exterior, conforme determina a Convenção da Apostila da Haia. O Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento (SEI Apostila), que permite que todo o processo seja feito exclusivamente pelos cartórios, entrará em vigor no próximo dia 15 de agosto e terá o Conselho Nacional da Justiça (CNJ) como gestor.

Durante o encontro, os estrangeiros aprenderam sobre como está organizado o Poder Judiciário no Brasil, qual o papel do CNJ e conheceram a Resolução 228/16, que regulamenta o poder do Conselho para apostilar. “O CNJ é o órgão de controle e fiscalização do Poder Judiciário. Temos experiência em tramitação de processo eletrônico de forma segura e também a competência para controlar e fiscalizar os cartórios, órgãos que detêm todo o expertise e capilaridade para atender a demanda por apostilamento”, explicou o secretário-geral do CNJ, Fabrício Bittencourt Cruz.

O secretário também destacou que não houve a participação de nenhuma empresa privada na elaboração do SEI Apostila e que o CNJ detém todos os códigos fonte do sistema, o que garante a segurança das operações. “Todas as autoridades apostilantes (cartórios e juízes) possuem uma assinatura digital e apenas eles podem apostilar”, enfatizou o secretário-geral.

Os representantes do corpo diplomático perguntaram sobre a operacionalidade do sistema, principalmente sobre a participação dos cartórios, os tipos de documentos que poderão ser apostilados e como checar a validade de uma apostila brasileira. O secretário-geral do CNJ pediu para que as perguntas também fossem encaminhadas ao CNJ, para ajudar a compor o conteúdo da área de “perguntas e respostas” na página do Sei Apostila.

“Estamos dispostos a fazer reuniões menores com pequenos grupos para mostrar para todos como funcionará o SEI Apostila e como serão os documentos que as embaixadas estrangeiras receberão dos brasileiros”, afirmou o subsecretário-geral das Comunidades Brasileiras no Exterior, embaixador Carlos Alberto Simas Magalhães.

Funcionamento - Com Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento (SEI Apostila), qualquer pessoa que desejar tornar internacional a validade de um documento público nacional precisará apenas se dirigir a um cartório, inicialmente em todas as capitais do País, e solicitar o apostilamento do documento. A apostila será impressa em papel especial, produzido pela Casa da Moeda, receberá um QR Code e será adesivada ao documento apresentado. O documento será digitalizado no próprio cartório e armazenado juntamente com a versão digital da apostila emitida. Dessa forma, será possível atestar tanto a veracidade da apostila, quanto sua vinculação ao documento apostilado.

Atualmente para um cidadão brasileiro legalizar algum documento a ser utilizado no exterior, é necessário reconhecer as firmas em um cartório comum, depois autenticar o reconhecimento de firma perante o Ministério das Relações Exterior (MRE), e então reconhecer a autenticação do MRE em uma embaixada ou consulado do país estrangeiro de destino do documento.

“A entrada em vigor do SEI Apostila irá produzir uma simplificação dramática no processo de legalização de documentos no Brasil. Poderemos suprimir a chancela consular em relação aos 111 países partes da convenção”, comentou o Subsecretário-Geral das Comunidades Brasileiras no Exterior, embaixador Carlos Alberto Simas Magalhães.

No caso dos países que não são signatários da Convenção de Haia, o procedimento de legalização continua o mesmo: ir ao notário local, em seguida à chancelaria e posteriormente ao consulado do País de destino do documento.

A relação dos países que são partes da Convenção da Apostila da Haia está disponível aqui.