O processo de validação de documentos será simplificado, a partir de 14 de agosto de 2016, quando entra em vigor, no Brasil, a Convenção Apostille.

Quem já precisou obter a validação de um documento emitido no Brasil para uso no exterior ou, então, de um documento emitido em outro país para uso no Brasil, conhece a burocracia e os elevados custos envolvidos nessa operação.

A boa notícia é que o processo de validação de documentos será simplificado, a partir de 14 de agosto de 2016, quando entra em vigor, no Brasil, a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (ou, simplesmente, Convenção Apostille), promulgada em 1º de fevereiro de 2016, pelo decreto nº 8.660/2016.

Atualmente, para que tenha validade no Brasil, salvo poucas exceções, um documento precisa ser "notarizado" (procedimento conhecido como reconhecimento de firma), "consularizado" ou legalizado (formalidade por meio da qual os agentes diplomáticos ou consulares do país no qual o documento deve produzir efeitos atestam a autenticidade da assinatura, função ou cargo exercidos pelo signatário), e uma vez no Brasil, o documento deverá ser traduzido por tradutor juramentado e registrado no Cartório de Títulos e Documentos.

Com a entrada em vigor da Convenção Apostille, a legalização dos documentos será dispensada, e a única formalidade que poderá ser exigida para atestar a autenticidade da assinatura, função ou cargo exercido pelo signatário do documento consistirá na aposição da apostila, conforme modelo anexo à convenção.

A eliminação de exigência de legalização, nos termos da referida convenção, aplicar-se-á aos documentos públicos, assim considerados:

(a) os documentos provenientes de autoridades ou agentes públicos vinculados a qualquer jurisdição do Estado;

(b) os documentos administrativos;

(c) os atos notariais; e

(d) as declarações oficiais apostas em documento privados, tais como certidões e reconhecimento de assinaturas.

Cumpre salientar que a Convenção Apostille não será aplicável: (a) aos documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares; (b) aos documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras; e (c) caso exista acordo entre dois ou mais Estados que afastem, simplifiquem ou dispensem o ato de legalização, como é o caso, atualmente, entre Brasil e França e entre Brasil e Argentina.

Cada Estado participante da convenção designará a(s) autoridade(s) competente(s) para emitir a apostila, sendo que está em análise, pelo Conselho Nacional de Justiça, a possibilidade de que os cartórios prestem esse serviço no Brasil.

A adesão do Brasil à Convenção Apostille somente entrará em vigor entre o Brasil e aqueles estados que não apresentarem objeção à sua ratificação, não sendo possível afirmar, neste momento, com quais países o trâmite para validação de documentos será facilitado.

De qualquer forma, considerando que atualmente 112 Estados são membros da Convenção Apostille, certamente a adesão do Brasil trará resultados positivos e reduzirá a burocracia e os custos envolvidos nas transações realizadas por pessoas físicas e jurídicas nacionais com o exterior e por investidores estrangeiros no Brasil.

Mauro Takahashi Mori é advogado da área societária do escritório Machado Associados Advogados e Consultores.

Mirella da Costa Andreola de Almeida é advogada da área societária do escritório Machado Associados Advogados e Consultores.