Modernização e agilidade para os serviços notariais e de registro. Esse é o ganho imediato trazido com a implantação do Selo de Fiscalização Eletrônico no Estado, usado nos documentos em substituição ao selo em papel. Atualmente, a versão eletrônica do selo já funciona em 789 cartórios. Até novembro de 2016, o selo eletrônico estará em todos os mais de 3 mil serviços notariais e de registro de Minas.

O trabalho de implantação do selo vem sendo feito gradativamente. O projeto-piloto foi desenvolvido a partir de 2012. Este ano, desde maio, a implantação foi intensificada. Até dezembro de 2015, 85% dos atos praticados nos cartórios mineiros já estarão fazendo uso do selo eletrônico, que estará presente em 978 serventias.

A preparação para que o novo sistema fosse implantado incluiu a realização de 23 reuniões com orientações aos cartorários. Vinte delas foram realizadas no interior, nos núcleos regionais da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef); três aconteceram na Capital. A última delas foi realizada em 23 de setembro, em Belo Horizonte.

Cronograma

Em 2015, está prevista a implantação do selo eletrônico em todos os cartórios das comarcas de entrância especial e de segunda entrância, exceto nos de registro civil das pessoas naturais com atribuição notarial dos distritos e municípios que não são sede de comarca. Também passarão a usar o selo eletrônico os cartórios de registro de imóveis de comarcas de primeira entrância.

Em 2016, a implantação será feita em todos os cartórios das comarcas de primeira entrância – exceto nos de registros de imóveis – e nos de registro civil das pessoas naturais, com atribuição notarial dos distritos e municípios que não são sede de comarca de todas as entrâncias.

As comarcas de primeira entrância são aquelas que têm apenas uma vara. As de entrância especial são aquelas que têm cinco ou mais varas, nelas compreendidas as dos juizados especiais, e população igual ou superior a 130 mil habitantes. Já as comarcas de segunda entrância são aquelas que têm mais de uma vara e menos de cinco, além de população menor do que a verificada nas comarcas de entrância especial.

 Consulta pública

No Estado, a implantação do selo eletrônico é acompanhada pela Corregedoria-Geral de Justiça (CGJ), do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG). O novo selo é um código único, composto de letras, números e código de segurança. Nele, estão os dados do ato que foi praticado e da serventia. As informações contidas no selo só o tornam válido no documento em que foi usado. Essas informações ficam disponíveis na internet, para consulta pública realizada pelo próprio cidadão, o que evita fraudes e inibe a utilização indevida do selo.

Entre as vantagens do selo eletrônico está a emissão de documentos eletrônicos. A fiscalização e o controle também melhoraram. “O novo selo reduziu o extravio, o furto e a danificação. Ele não apresenta problemas com o armazenamento e pode ser usado em qualquer tipo de ato, já que tem modelo único”, explica Iácones Batista Vargas, da Gerência de Fiscalização dos Serviços Notariais e de Registro (Genot). O novo selo permite ainda a redução de custos, já que não há mais gastos com a confecção e a distribuição dos selos em papel.

Gratuidade

Durante o processo de implantação, os cartórios trabalham com a dupla selagem. Ou seja, os atos praticados recebem o selo físico e o selo eletrônico. O procedimento é adotado durante o período mínimo de três meses, até que haja a verificação de que o serviço está funcionando conforme o esperado. Em uma etapa posterior, porém, o selo físico deixa de ser usado e cede espaço, em definitivo, para o selo eletrônico. A partir deste mês, 192 cartórios já trabalham exclusivamente com o uso do selo eletrônico. Assim, 59% das serventias já não utilizam o selo físico.

A selagem eletrônica vale até mesmo para os atos contemplados pela gratuidade. O novo selo só não será usado para os atos de reconhecimento de firma e autenticação de cópias de documentos. “Estamos estudando uma forma de o novo sistema ser usado no caso desses dois atos. Atualmente, eles são realizados no balcão dos cartórios de forma rápida, com o uso do selo tradicional. O emprego do selo eletrônico demandaria um tempo maior. E, por isso, ainda estamos avaliando a situação”, detalha Iácones.

Entre as desvantagens do selo físico estão a possibilidade de furto, roubo, extravio e fraude, o processo de deterioração trazido com o tempo, a incompatibilidade com os cartórios informatizados, o custo de confecção e distribuição e a necessidade de que a fiscalização seja feita apenas presencialmente.