Responsabilidades e obrigações dos titulares dos cartórios são proporcionais ao faturamento

A crise econômica em contraponto aos sonhos de estabilidade, salários diferenciados e benefícios exclusivos ampliou a concorrência pelas vagas ofertadas em concursos públicos.

Dentre os bacharéis em Direito, recém-formados ou já atuantes (e porque não dizer na sociedade em geral), a outorga de delegação para um cartório extrajudicial se tornou sinônimo de ingresso em um mundo de altos ganhos e pouco trabalho.

Esse mito, entretanto, decorre de reiterada divulgação distorcida da realidade dos cartórios extrajudiciais, que passa a falsa ideia de que todos os ofícios extrajudiciais são extremamente rentáveis e pouco trabalhosos.

A verdade, contudo, é bem diferente e para quem cogita ingressar na atividade, é importante conhecê-la para não se frustrar. Também e especialmente para se preparar adequadamente para o exercício da atividade.

Se sua prioridade para escolha da nova profissão é a remuneração, no que diz respeito aos cartórios o primeiro ponto a ser esclarecido é que os que têm uma renda diferenciada são minoria. O segundo é que a renda de cada cartório decorre exclusivamente dos atos que pratica (não há qualquer contribuição do Estado no seu orçamento).

Assim, o fato de alguns cartórios estarem localizados em regiões economicamente mais privilegiadas, os faz terem uma quantidade de trabalho muito superior aos demais. Logo, seus titulares são responsáveis por um fluxo intenso de serviço e por isso realizam um maior número de atos. Consequentemente produzem um faturamento maior do que os cartórios localizados em regiões com uma economia mais tímida. Terceiro, da arrecadação dos cartórios, em média (nacional) 46% são destinados, por exemplo, ao Poder Judiciário, Ministério Público, Defensoria Pública, Fazenda Estadual, Fundo de compensação de atos gratuitos do registro civil de pessoas naturais, dentre outros.

O que resta, então, é destinado ao custeio da atividade desempenhada, ou seja, locação do prédio do cartório, pagamento dos funcionários, benefícios e encargos trabalhistas, insumos (água, luz, telefonia, internet, material de escritório, tonner, papéis e selos de segurança, etc), softwares de gestão de processos internos e outros necessários para edição de textos, por exemplo, microfilmagem e digitalização de documentos, manutenção de maquinário (ar condicionado, computadores, servidores, impressoras, scanners), enfim, tudo o que uma empresa precisa para funcionar adequadamente e dar condições adequadas de trabalho à sua equipe e aos seus usuários.

Após a dedução das despesas, contabilize a incidência de ISS e do imposto de renda (se você não estiver na faixa de isenção e de até 27,5%, se você atingir faixa respectiva). Não acabou. Há despesas com a atividade que você não poderá lançar no Livro Caixa, então elas sairão da sua renda, após o desconto do IR.

Quarto: considere que a maior parte dos cartórios do Brasil é deficitária e que apenas os Registros Civis de Pessoas Naturais podem receber repasses de fundos de compensação pelos atos gratuitos que praticam, por força de lei (assentos de nascimento e óbito, e as respectivas primeiras certidões, e dos casamentos àqueles que se declaram pobres).

Quinto: cartórios faturam quando a economia vai bem, ou seja, se a economia vai mal, faturam menos e menos recolhem aos fundos de compensação. Assim, nas crises econômicas as compensações das gratuidades também sofrem.

Sexto: tabeliães e registradores não tem férias, 1/3 sobre férias, décimo terceiro, licença prêmio, licença saúde, licença gestante, sexta parte, vale-refeição, vale-transporte, auxílio de qualquer natureza e a aposentadoria é a comum, do INSS.

Sendo ou não a remuneração a sua prioridade, é importante averiguar se está presente em seu espírito o desejo de ter a satisfação de desempenhar uma função pública de extrema importância para a sociedade, porque é o extrajudicial que proporciona os pilares, os fundamentos da segurança jurídica para os atos da vida civil.

Função e não serviço, porque se trata de uma atividade pública, de essência jurídica, que envolve o exercício de algumas das facetas do Poder do Estado. Por isso essa atividade deve ser desempenhada com eficiência e essa é a razão pela qual ela é delegada a particulares aprovados em concursos públicos (ou seja, o Judiciário seleciona os melhores, dentre os interessados, para colocá-los à disposição da população). Também por isso os seus exercentes são fiscalizados pelo Poder Judiciário.

As responsabilidades e obrigações dos titulares dos cartórios são proporcionais ao faturamento. Considere que o “produto” fornecido pelos cartórios é a segurança jurídica, que se traduz em previsibilidade, produção de efeitos desejados, autenticidade dos atos e publicidade (esta ponderada com a privacidade do cidadão). Esse é o pacote que os cartórios oferecem à população em cada uma das atividades que desempenham. Quando um registrador ou tabelião emite uma certidão, por exemplo, o cidadão tem confiança e fé de que as informações que constam naquele documento são verídicas e fiáveis. O cidadão, a população e todo o sistema nacional. O mesmo se diga em relação a cada ato que praticam, como registros, escrituras públicas, atas notariais, notificações, intimações, etc.

Para gerar essa confiança, é indispensável zelar para que cada ato praticado o seja em acordo com os requisitos previstos em lei e com a estrita observância dos princípios da segurança jurídica pertinentes a cada uma das áreas da atividade extrajudicial. Nesse ponto, na prática, você lidará com toda a legislação civil, comercial, registral e notarial. As compatibilizará com normas do Direito administrativo, processual e tributário. E não se esqueça dos dispositivos penais.

O cumprimento dos prazos e a prática dos atos na conformidade da lei impõem um conhecimento acentuado também em gestão (ou seja, não basta ser formado em Direito, ou ser especializado em Direito Notarial e Registral). Para ser um bom registrador ou tabelião é preciso administrar a equipe da melhor forma, com a oferta de programas de desenvolvimento individual e da equipe, com objetivo de capacitar continuamente os colaboradores. É essencial a manutenção e o constante aperfeiçoamento de estrutura adequada para o desempenho da atividade. Móveis e equipamentos adequados e seguros para que a população possa ser bem atendida e os colaboradores possam trabalhar com conforto.

A manutenção e guarda de todo o acervo documental e digital de cada cartório é imprescindível, e requer cuidado extremo para conservação dos atos praticados, aí se compreendendo os backups, inclusive remotos e em microfilmes.

O contraponto da independência jurídica e da autonomia financeira e administrativa de registradores e tabeliães é a responsabilidade civil, direta e subjetiva: respondem com seu patrimônio pelos danos que causarem por culpa ou dolo aos usuários.

Há ainda os aspectos administrativo e tributário. Tabeliães e registradores fornecem um sem número de informações gratuitas aos órgãos públicos e ao Poder Judiciário. Há uma série considerável de responsabilidades tributárias decorrentes da fiscalização do recolhimento pelas partes dos tributos incidentes sobre os atos que praticam, o recolhimento das contribuições sociais e impostos da equipe, além do repasse de cerca de 46% do faturamento como acima mencionado, decorrente do recolhimento de taxas, além dos impostos pertinentes à atividade em si considerada.

Assim, ser registrador e tabelião significa entregar, de modo eficiente, segurança jurídica à população, compatibilizando os valores pagos pelos usuários pelos atos que pratica com as exigências legais e de gestão à sua necessidade legítima de um resultado financeiro positivo no final do mês.

Por esses motivos, passar no concurso é só a etapa mais simples do exercício de uma delegação. As dificuldades começam a partir do início da atividade com a demanda por uma atualização diária, as novidades cotidianas, eventuais ações trabalhistas (porque não basta você ser correto…) e o preconceito decorrente da falta de informação. Este é o desafio. Se você o aceitar, passar no concurso e assumir uma delegação notarial e de registro, seja muito bem-vindo. Queremos pessoas com conhecimento, competentes e comprometidas com a eficiência e o constante aprimoramento do sistema extrajudicial. Boa sorte!

Patricia André de Camargo Ferraz - Registradora em Diadema-SP. Bacharel em Direito pela USP. Mestre em Direito Público pela PUC-SP e Diretora de Comunicação da ANOREGBR – Associação de Notários e Registradores do Brasil